Pengelolaan arsip yang efektif diperlukan untuk mendukung kegiatan administrasi dan pelayanan informasi pada instansi pemerintahan desa. Pengelolaan arsip statis di Kantor Desa Kondang Jaya masih didominasi oleh proses manual menggunakan buku arsip, map, dan ordner, sedangkan pengelompokan arsip masih dilakukan berdasarkan tahun penyimpanan. Kondisi tersebut menyebabkan proses penyimpanan dan pencarian arsip menjadi kurang terstruktur, khususnya ketika diperlukan arsip yang telah lama disimpan. Penelitian ini bertujuan menerapkan metode Alphabetical Filing pada sistem manajemen arsip statis berbasis digital untuk membantu proses klasifikasi, penyimpanan, pengelolaan, dan pencarian arsip desa. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan metode Prototype dengan pemodelan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP, framework Laravel, dan database MySQL. Pengujian sistem dilakukan menggunakan White Box Testing dan Black Box Testing. Hasil pengujian Black Box menunjukkan bahwa fungsi utama sistem, meliputi login, pengelolaan pengguna, kategori arsip, input arsip, klasifikasi berdasarkan alfabet, pencarian arsip, unggah dokumen, pencetakan laporan, dan logout dapat berjalan sesuai rancangan. Hasil Pre-Test dan Post-Test terhadap tiga pengguna menunjukkan peningkatan skor dari 82 (54,67%) menjadi 135 (90%), atau meningkat sebesar 35,33 poin persentase. Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan dapat mendukung pengelolaan arsip statis secara lebih terstruktur dan mempermudah akses terhadap arsip di Kantor Desa Kondang Jaya.
References
[1] Latif, R. A., & Effiyaldi, E. (2020). Analisis dan perancangan sistem informasi manajemen arsip berbasis web pada sekretariat DPRD Kota Jambi. Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 5(2), 210–222.
[2] Resti, R., Listiyoko, L., Saragih, M., & Presilia, A. (2020). Pengelolaan dokumen/surat menggunakan sistem filing alphabetical dan kronologis.
[3] Rully, R., dkk. (2020). Sistem filing alphabetical dalam pengelolaan arsip.
[4] Septiani, & Haitami. (2020). Penerapan sistem filing alphabetical dan kronologis dalam pengelolaan arsip.
[5] Supriyanta, dkk. (2021). Sistem informasi arsip berbasis web menggunakan metode prototype. IJSE.
[6] Putra. (2022). Metode prototyping dalam pengembangan sistem informasi. JOSH, 3(4), 431–436.
[7] Bahriyanto, & Zulfikar. (2022). Sistem e-archive menggunakan metode prototype. Jurnal FASILKOM, 12(2), 98–105.
[8] Setyoningrum, dkk. (2022). Pengelolaan arsip dalam kegiatan administrasi. Jurnal Pendidikan Tambusai, 6(2), 2508–2517.
[9] Sari, dkk. (2021). Sistem pengelolaan arsip digital berbasis web. Wahana, 26(1), 34–41.
[10] Annisya, dkk. (2023). Pengarsipan dokumen berbasis web menggunakan metode prototype. Jurnal Informatika Ilmu Komputer dan Sistem Informasi, 1(3), 77–85.
[11] Zahra, dkk. (2023). Penerapan sistem klasifikasi arsip berdasarkan alphabetical, subject, dan chronological filing.
[12] Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. (2022). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022.