Penerapan Sistem Map Pengarsipan Andalan (SI MAPAN) dalam Penataan Berkas Integrasi di Lapas Narkotika Kelas IIA Samarinda
Keywords:
Manajemen arsip, berkas integrasi, administrasi pemasyarakatan, pelayanan publik, SI MAPANAbstract
Pengelolaan berkas integrasi merupakan fungsi pendukung penting untuk menjamin ketepatan dan akuntabilitas pelayanan pemasyarakatan, terutama pada Pembebasan Bersyarat, Cuti Bersyarat, dan Cuti Menjelang Bebas. Hasil observasi di Lapas Narkotika Kelas IIA Samarinda menunjukkan bahwa pertambahan volume dokumen, klasifikasi map yang belum seragam, dan ketergantungan pada ingatan petugas menyulitkan penyimpanan serta penemuan kembali berkas. Kegiatan pengabdian ini menerapkan SI MAPAN (Sistem Map Pengarsipan Andalan), yaitu model pengarsipan berbiaya rendah yang menata dokumen berdasarkan jenis layanan, status, kode, label, dan lokasi rak yang terstandar. Kegiatan dilaksanakan pada 20 Juni sampai 9 Agustus 2026 melalui identifikasi masalah, perancangan partisipatif, inventarisasi, klasifikasi, pelabelan, penataan, sosialisasi, serta monitoring kualitatif. Ketercapaian dinilai melalui lembar observasi, dokumentasi, verifikasi luaran, dan umpan balik petugas tanpa mengklaim penurunan waktu yang tidak diukur. Program menghasilkan struktur penyimpanan yang lebih jelas, logika temu kembali yang seragam, identitas map yang mudah dikenali, dan dasar pengendalian rutin. Keterbatasannya meliputi ruang simpan, ketergantungan pada kedisiplinan petugas, dan belum tersedianya indeks cadangan digital. SI MAPAN menunjukkan bahwa inovasi kearsipan yang bertahap dan sesuai konteks dapat memperkuat ketertiban, aksesibilitas, akuntabilitas, serta keberlanjutan pelayanan administrasi pemasyarakatan.References
Ariffin, R. H. B., Vaughan, R., & Wicaksono, F. (2025). Innovating inactive records management for local bureaucratic reform: A case study of Kiaracondong sub-district. APLIKATIF: Journal of Research Trends in Social Sciences and Humanities, 4(3), 378–392. https://doi.org/10.59110/aplikatif.v4i3.700
Aslindar, D. A., Triyono, B., & Nasori, A. (2025). Village archives management: The foundation of organizational effectiveness towards good governance. Administratio: Jurnal Ilmiah Administrasi Publik dan Pembangunan, 16(1), 33–50. https://doi.org/10.23960/administratio.v16i1.441
Chaputula, A. H. (2022). E-records management practices in public universities: A developing country perspective. Records Management Journal, 32(3), 213–230. https://doi.org/10.1108/RMJ-06-2021-0027
Damanik, M. P., Cahyarini, B. R., Arsalam, S., Gusparirin, R., Wulan, D. R., Cahyarida, I., Ahad, M. P. Y., & Hamjen, H. (2024). Digital archives management in the public sector: A bibliometric study. Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 12(2), 304–318. https://doi.org/10.24252/kah.v12i2a7
Harisanty, D., & Anugrah, E. P. (2022). Legality of electronic archive management in realizing Indonesia e-government. Digital Library Perspectives, 38(1), 88–103. https://doi.org/10.1108/DLP-12-2020-0123
Haug, N., Dan, S., & Mergel, I. (2024). Digitally-induced change in the public sector: A systematic review and research agenda. Public Management Review, 26(7), 1963–1987. https://doi.org/10.1080/14719037.2023.2234917
Henriksen Hagen, D. (2023). The effect of digitalization on the daily use of and work with records in the Norwegian public sector. Records Management Journal, 33(2–3), 105–119. https://doi.org/10.1108/RMJ-10-2022-0030
Kasyira, V. Z., Dluha, M., & Askandar, A. S. (2026). Implementasi Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2022 tentang Pemasyarakatan dalam pelayanan administrasi warga binaan di Rumah Tahanan Negara Kelas IIB Kraksaan. Jurnal Hukum Lex Generalis, 7(7). https://doi.org/10.56370/jhlg.v7i7.3435
Kregel, I., Distel, B., & Coners, A. (2022). Business process management culture in public administration and its determinants. Business & Information Systems Engineering, 64(2), 201–221. https://doi.org/10.1007/s12599-021-00713-z
Matlala, M. E., & Ncube, T. R. (2025). Electronic records management amidst the seismic shift in the dynamic infosphere. Records Management Journal, 35(1), 59–74. https://doi.org/10.1108/RMJ-04-2023-0022
Mintah, C., Gabir, M., Aloo, F., & Ofori, E. K. (2022). Do business records management affect business growth? PLOS ONE, 17(3), Article e0264135. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0264135
Mukred, M., Yusof, Z. M., Al-Moallemi, W. A., Mokhtar, U. A., & Hawash, B. (2022). Electronic records management systems and the competency of educational institutions: Evidence from Yemen. Information Development, 38(1), 125–148. https://doi.org/10.1177/0266666920980829
Oktarina, N., Murwatiningsih, Purasani, H. N., Sehabuddin, A., & Suryanto, E. (2023). Constructing a conceptual electronic record management system model based on eight Indonesian education standards to support school accountability. Journal of Information Science Theory and Practice, 11(3), 16–28. https://doi.org/10.1633/JISTaP.2023.11.3.2
Prayoga, P. R., Dirgatama, C. H. A., Ibad, I., & Kusumawardhani, A. (2024). The attempt of ensuring authentic and reliable records through internal archiving supervision. Economic Education Analysis Journal, 13(2), 179–191. https://doi.org/10.15294/eeaj.v13i2.686
Republik Indonesia. (2022). Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2022 tentang Pemasyarakatan. https://peraturan.bpk.go.id/Details/218804/uu-no-22-tahun-2022/
Yusuf, M., Kurniasih, D., & Setyoko, P. I. (2023). The record management: Upcoming challenges and key components to enhancing better public services. Jurnal Manajemen Pelayanan Publik, 7(1), 61–72. https://doi.org/10.24198/jmpp.v7i1.47337
Zakaria, M. A. (2025). Implementasi pengelolaan arsip melalui kegiatan pengawasan internal kearsipan di Puslatbang PKASN Lembaga Administrasi Negara RI. Jurnal Indonesia: Manajemen Informatika dan Komunikasi, 6(1), 356–369. https://doi.org/10.35870/jimik.v6i1.1166
