PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERSURATAN DALAM MENDUKUNG KELANCARAN KINERJA BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI KANTOR KECAMATAN BALARAJA KABUPATEN TANGERANG

Abstract

Kegiatan magang ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses pengelolaan administrasi persuratan serta kendala yang dihadapi pada Bagian Umum dan Kepegawaian Kantor Kecamatan Balaraja, Kabupaten Tangerang. Administrasi persuratan merupakan salah satu fungsi strategis yang mendukung kelancaran komunikasi kedinasan dan kinerja organisasi pemerintahan di tingkat kecamatan. Kegiatan magang ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode observasi partisipatif yang dilaksanakan melalui kegiatan magang selama 30 hari kerja pada Bagian Umum dan Kepegawaian. Data dikumpulkan melalui observasi langsung, keterlibatan aktif dalam kegiatan persuratan, wawancara informal dengan pegawai, serta studi dokumentasi, kemudian dianalisis secara deskriptif kualitatif. Hasil kegiatan magang menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Balaraja dilaksanakan melalui tahapan penerimaan, pencatatan pada buku agenda, disposisi pimpinan, pendistribusian, hingga pengarsipan, yang didukung pula oleh proses penginputan data berbasis Microsoft Excel. Meskipun proses tersebut telah berjalan sesuai prosedur, kegiatan magang ini menemukan sejumlah kendala, yaitu keterbatasan sumber daya manusia yang khusus menangani persuratan dan kearsipan, sistem pencatatan yang masih bersifat manual sehingga rentan terhadap kesalahan dan duplikasi, serta keterbatasan ruang penyimpanan arsip. Kegiatan magang ini merekomendasikan penerapan sistem persuratan berbasis elektronik dan penambahan tenaga kearsipan guna meningkatkan efisiensi, akurasi, dan akuntabilitas pelayanan administrasi di Kecamatan Balaraja.