ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA SUKU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL JAKARTA TIMUR

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh pentingnya pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien dalam mendukung kelancaran administrasi dan pelayanan publik di Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Timur. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis, kendala yang dihadapi, serta upaya yang dilakukan dalam menga tasi kendala pengelolaan arsip dinamis di Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Timur. Metode yang digunakan adalah kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi dengan empat informan yang dipilih menggunakan teknik purposive sampling. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah dilaksanakan melalui tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Penciptaan dilakukan melalui proses pembuatan dan penerimaan arsip, penggunaan didukung oleh Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) serta penelusuran arsip fisik, sedangkan pemeliharaan dilakukan melalui pengendalian kondisi ruang dan pengamanan arsip. Penyusutan dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tetapi belum berjalan optimal karena masih terdapat arsip yang belum dapat dipindahkan sesuai masa retensinya. Kendala pengelolaan meliputi keterbatasan sumber daya manusia, sarana prasarana, pelaksanaan penyusutan, serta gangguan sistem dan jaringan internet. Upaya yang dilakukan meliputi optimalisasi ruang dan sarana yang tersedia, penyusunan daftar arsip, koordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi DKI Jakarta, pemberdayaan mahasiswa magang, pembagian tugas pegawai, dan pembuatan out indicator secara mandiri. Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah berjalan, tetapi masih memerlukan penguatan sarana prasarana, sumber daya manusia, dan pelaksanaan penyusutan agar lebih optimal.