OPTIMALISASI PENGELOLAAN DOKUMEN MASSAL BERBASIS MAILINGS BAGI APARAT KAMPUNG DI DISTRIK SENTANI

Abstract

Aparat kampung di Distrik Sentani, Kabupaten Jayapura, masih menghadapi kendala dalam pengelolaan dokumen administrasi, seperti surat undangan, surat keterangan, dan laporan kegiatan, yang selama ini dibuat secara manual satu per satu menggunakan Microsoft Word. Kondisi tersebut menyebabkan pemborosan waktu kerja, tingginya risiko kesalahan pengetikan (human error), serta tidak konsistennya format dokumen antarkampung. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan meningkatkan pemahaman dan keterampilan aparat kampung dalam memanfaatkan fitur Mailings pada Microsoft Word yang diintegrasikan dengan basis data Microsoft Excel untuk mempercepat proses pembuatan dokumen secara massal. Metode pelaksanaan terdiri atas empat tahapan, yaitu observasi dan analisis kebutuhan, penyuluhan dan pelatihan teknis, pendampingan praktik langsung, serta evaluasi melalui pre-test dan post-test. Kegiatan dilaksanakan di Kantor Distrik Sentani dan diikuti oleh aparat dari beberapa kampung di wilayah tersebut. Hasil kegiatan menunjukkan peningkatan pemahaman peserta terhadap konsep dan praktik Mailings, ditandai dengan kenaikan rata-rata skor post-test dibandingkan pre-test. Selain itu, waktu pembuatan dokumen massal berkurang secara signifikan setelah peserta menerapkan Mailings dibandingkan metode manual sebelumnya. Kegiatan ini berkontribusi terhadap peningkatan efisiensi tata kelola administrasi pemerintahan kampung di Distrik Sentani.